河南省考面试真题之如何有效解决问题

      小张刚入职,单位召开一次座谈会,会议开始之前给领导准备了录音笔,很多代表发言时领导还是很认真的记笔记。小张很疑惑向你请教,你有什么建议?

      红帆面试学员作答：

      第一,因为小张刚入职,可能对于工作的开展还不是很熟悉,所以我会耐心解答他的疑惑,向他解释领导在有录音笔的情况下还记笔记的原因: 

      (1)记笔记体现了对与会人员的尊重和对会议的重视;

      (2)录音笔和笔记在会议中发挥着不同的作用,领导在会上要对其他参会人员提出的问题、建议进行解答或发表意见,因此领导需要现场记录他们发言的关键信息,而负责书写会议记录的人员则需要在会后借助录音笔对会议内容进行更全面的梳理,提交领导审阅;同时,在一些涉及重大决策事项的会议中录音则是必须的,决策程序需要合规.比如待决策事项需要通过2/3与会人员的同意才能通过,而电子版或纸质的会议记录都有造假的可能,此时我们需要通过录音内容佐证决策程序的合法合规性,在上级单位来巡查时也能更加从容地迎检,提供充分的材料证明决策的合规性; 

     (3)领导在工作中一直都有记笔记的习惯; 

     (4)会议的内容可能会有涉密的部分,根据规定,涉密内容不得录音,因此领导需要记录到纸上; 

     (5)会议中会有一些不确定因素影响录音的质量,比如音响设备出现杂音导致录音内容嘈杂,录音笔和某些与会人员距离过远导致录音不清晰,或者录音笔电量不足在会议中途自动关机,从而导致录音内容不完整,此时笔记内容就能弥补录音的缺陷; 

     (6)录音内容无法突出会议重点,尤其会议时间比较长的情况下,会后需要耗费较长时间去听录音整理会议内容,而记笔记则可以简要记录会议重点,节约时间; (7)领导可能不太熟悉录音笔的操作方式。

 第二，录音笔是新科技，在很多工作中都是必不可少的记录工具，因此在日后的会议中依然要使用录音笔。为了帮助小张后续更好地开展工作,我会向他提出如下建议: 

     (1)后续参会中需要将录音笔与记笔记的方式结合使用,综合运用,不能单一依赖录音笔或笔记;

     (2)在涉及保密事项的会议中须注意不能录音;

     (3)在开会前要将录音笔充满并调试好,保证录音内容的完整性;

     (4)开会前提前告知领导录音的操作方式,如果是小张负责组织本次会议,则需要在开会前提前去会议室调试话筒、音响设备等,尽量减少杂音干扰; 

      (5)在会后录音整理时可以利用录音笔转文字的功能,提高整理效率; 

      (6)对于重大事项决策会议,会后需要做好录音的保存和分类整理，便于上级单位巡检时高效调取证明材料。