作为会议的负责人，当面对这种突发情况，我要保持冷静情绪，主要从以下几方面处理：
首先，表明身份，确认问题。我会向工作人员表明负责人身份，立即在手机中检查会议室的申请记录，电话联络当时的会议管理人员问询情况，是否出现了信息不对称，或者时间安排不当等问题，并说明今天部门会议的重要性，请他们帮忙协调一下，解决会议场地的使用问题。
其次，主动沟通，解决问题。我会提供申请记录，证明部门申请预约的材料，再次询问现场工作人员，了解该会场的流程安排，以及其他会议室的使用情况、结束时间，请他们尽快协助办理会议室使用手续，保证部门会议正常开展。
如果该会场使用时间和我们部门会议不冲突，那么，我会现场再次提交申请，办理完成会议室的相关手续，确定好场地后勤保障和流程安排；也会增派人手前来帮忙，做好时间安排、会场布置、设备调试等工作，确保会议按时举行。
如果会场时间流程存在冲突，原计划的会议室没法申请使用；那么，我会向管理人员申请其他会议场地和备选方案，积极配合他们办理报备手续，确定好会议场地的使用信息，及时联系单位同事，告知他们更改了会议场地。我也要电话汇报领导们，诚恳致歉并说明会议变更的情况，并在部门领导的指示下重新在工作群里发布会议通知，保证大家顺利抵达参会。
另外，我会协助工作人员共同清扫场地和布置会场，也安排同事在原定会场张贴提醒事宜，防止有人走错地方；在新定会场做好参会人员的指引工作，我会再次梳理会议议程，与主持人沟通一下领导信息和发言顺序，和会务成员做好后勤保障事宜，确保会议圆满完成。
最后，总结会议，提升应变。会议结束后，我要做好会议资料的整理，向部门领导汇报工作情况，跟进后续工作进展，做到部门内部工作的上传下达、外部工作的内外联系，保证会议精神有效落实。同时，我会总结此次会议组织的教训，认真制定工作计划，按照管理流程对接各个部门，减少信息不对称的情况，双人跟进会场活动或工作事项，提前做好沟通确认，提高自己应对突发事件的能力，避免类似情况发生。
