题目:
你是四川省属某事业单位综合办公室的工作人员,今天上午刚到岗,就接连遇到以下多项工作任务:
①单位突然断电,后勤部门反馈线路故障,预计1个小时后才能恢复供电;
②有一份涉及业务科、财务科、人事科等多部门的年度工作汇总材料,需要下周一前上报省主管部门;
③原定负责接待兄弟单位考察团的同事因为急性肠胃炎请假,领导临时安排由你接手此次接待工作;
④下午3点单位要召开月度工作例会,你需要完成会议汇报PPT的制作与打印; ⑤上级单位办公室来电,通知明天上午要来你单位开展保密工作专项检查,需要提前准备迎检台账;
⑥科室主任交办的一份单位上半年工作总结初稿,需在今天下班前完成修改并提交。
面对上述繁杂的任务,你将如何合理统筹协调,确保各项工作都能高效落实?
逐字稿:
题目中的6项工作看似繁琐,实则有轻有重,有缓有急。我会遵循急事先办、统筹协调、流程规范三条原则,高效落实。
第一,单位断电属于突发紧急状况,必须优先处理。我会马上联系后勤部门确定断电范围,如果涉及单位数据机房等重要部位,马上向领导进行情况报告,并请示是否启用备用电源,优先保障数据传输不中断。同时在单位专用的通知群里面,通知大家及时关闭电脑等设备,确保设备不受损坏,并让后勤部门抓紧抢修。
第二,利用断电的时间推进两项工作。一是向科室主任报告上级对保密工作专项检查的工作要求,并按领导指示,向负责此次迎检工作的同事进行传达,保证高质量完成第二天的保密迎检任务。二是让请假的同事把兄弟单位的接待函发过来,与此次考察的对接人取得联系,明确此次的考察事项与重点,协调对应的业务科室或下级部门,提前选点,并准备好考察所需的材料。同步协调好考察所需车辆、用餐等后勤保障工作,确保接待任务顺利完成。
第三,在安排好保密迎检和考察接待工作后,我会着手搭建月度工作例会的ppt框架,在不违反保密规定的前提下,合理使用ai工具,制作ppt模版。并通知相关科室,在中午前反馈需要更新补充的数据和材料。集中利用这段时间,修改上半年的工作总结,中午前完成并提交科室主任审核。
第四,我会把午休的时间利用起来,完成月度会PPT终稿制作,下午上班后第一时间报给领导审定后,交由文印室的同事帮忙打印,会前将多媒体设备调试好,确保月度工作例会顺利召开。
第五,针对下周一前需要上报省主管部门的汇总材料,也需要高度重视。我会利用多项工作空隙的时间,将需要组稿的部分分别通知业务科、财务科、人事科等相关部门,让他们在周四前报送所需材料,给材料汇总及领导审阅预留充足的时间。
最后,在月度会议结束后,对上述6项工作进行复盘,涉及多部门的事项主动对接,如果遇到实在无法推进的事项,一定要向领导及时报告寻求支持,做到“件件有着落,事事有落实”。